Veranstaltungstechnik mieten oder Kauf: Kostenposten beim Besitz

Das Wichtigste auf einen Blick

Zwölf Moving Heads der Mittelklasse kosten im Beispiel 21.600 Euro Anschaffung, verteilt über fünf Jahre Nutzung.
Dazu kommen jährlich 648 Euro Wartung und 648 Euro für sechs Quadratmeter Lager.
Wartung wird mit drei Prozent des Anschaffungswerts pro Jahr geplant.
Versicherung, Ersatzteile und Personal für Aufbau und Pflege sind in keiner Zahl enthalten.
Die Miete liegt im Beispiel bei 1.200 Euro netto je Veranstaltung, die Umsatzsteuer von 19 Prozent kommt hinzu.

Was der Kauf über den Preis hinaus kostet

Der Anschaffungspreis ist nur ein Teil der Kaufkosten. Dazu kommen jährlich Abschreibung, Wartung und Lagerfläche, außerdem Versicherung, Ersatzteile und Personal. Beim Mieten übernimmt der Vermieter Transport, Prüfung und Ersatzgeräte, beim Kauf trägt der Veranstalter diese Aufgaben selbst.

Posten	Wie berechnet	Betrag im Beispiel
Anschaffung	zwölf Moving Heads der Mittelklasse	21.600 Euro einmalig
Abschreibung	Anschaffung über fünf Jahre linear	4.320 Euro jährlich
Wartung	drei Prozent des Anschaffungswerts	648 Euro jährlich
Lager	sechs Quadratmeter Fläche	648 Euro jährlich
Versicherung, Ersatzteile	je nach Vertrag und Bestand	nicht beziffert

Miete gegen Kauf im Vergleich

Miete

Anschaffung: keine
Kosten je Veranstaltung: 1.200 Euro
Summe erstes Jahr: 14.400 Euro
Abschreibung jährlich: keine
Wartung jährlich: im Paket
Lager jährlich: im Paket

Kauf

Anschaffung: 21.600 Euro
Kosten je Veranstaltung: 2.268 Euro
Summe erstes Jahr: 27.216 Euro
Abschreibung jährlich: 4.320 Euro
Wartung jährlich: 648 Euro
Lager jährlich: 648 Euro

Die Mietseite der Abbildung ist schnell gelesen: 1.200 Euro netto je Veranstaltung, brutto 1.428 Euro. Die Kaufseite besteht dagegen aus mehreren Posten, die über die Jahre verteilt anfallen. Wer sie vergleicht, muss jeden Posten einzeln prüfen.

Abschreibung: der Wertverlust je Jahr

Abschreibung ist kein Zahlungsvorgang, mindert aber den Gewinn. Sie verteilt die Anschaffung auf die Nutzungsdauer. Bei fünf Jahren verliert ein Scheinwerfer jährlich 20 Prozent seines Werts, bei 21.600 Euro Anschaffung sind das 4.320 Euro.

Steuerlich bemisst sich die Absetzung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts. Das Beispiel setzt fünf Jahre an. Eine kürzere oder längere Nutzungsdauer verschiebt den Jahresbetrag, die Anschaffung selbst bleibt gleich.

Wartung, Prüfung und Lager

Prüfung und Wartung sind Pflicht, weil elektrische Betriebsmittel regelmäßig kontrolliert und bewegte Mechanik gewartet werden muss. Drei Prozent des Anschaffungswerts pro Jahr gelten als übliche Planungsgröße, bei 21.600 Euro sind das 648 Euro. Welche technischen Punkte schon beim Mieten zu klären sind, behandelt der Beitrag zu Strom, Traversen und Genehmigungen.

Für Arbeitsmittel, die schädigenden Einflüssen ausgesetzt sind, lässt die Betriebssicherheitsverordnung den Arbeitgeber eine wiederkehrende Prüfung durch eine zur Prüfung befähigte Person veranlassen. Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel regelt zudem die DGUV Vorschrift 3 der Unfallversicherungsträger die Prüfung. Wer kauft, benötigt deshalb Prüfmittel oder einen Prüfdienstleister.

Lagerfläche kostet Miete, Regale, Heizung und Verwaltung. Im Beispiel sind es sechs Quadratmeter und 648 Euro im Jahr. Hinzu kommen Ersatzteile und Ersatzgeräte für Ausfälle während einer Veranstaltung sowie Personal für Aufbau, Pflege und Inventarisierung.

Kapital, Leasing und Verträge

Miete belastet die Liquidität nur während der Produktion. Kauf bindet Eigenkapital oder Leasingraten über die gesamte Nutzungsdauer. Für Betriebe mit unregelmäßigem Auftragseingang ist das ein Risiko, für ausgebuchte Kalender ein Vorteil.

Leasing verteilt die Anschaffung auf monatliche Raten. Am Ende steht meist eine Rückgabe oder ein Restwertkauf, Wartung und Versicherung regelt der Vertrag. Wie sich diese Entscheidung bei schwerem Gerät darstellt, zeigt der Vergleich Baumaschinen mieten oder leasen.

Wer regelmäßig mietet, verhandelt Rahmenverträge mit festen Sätzen und Vorrang bei knappen Beständen. Mietverträge regeln Haftung, Ausfall, Transport und Rückgabefristen. Kaufverträge regeln Gewährleistung, Ersatzteile und Schulung. In beiden Fällen ist eine Versicherung für Schäden und Diebstahl sinnvoll.

Prüfliste vor dem Kauf

Entscheidend ist die Zahl der Einsätze pro Jahr, nicht die Größe des Bestands. Bei hoher Auslastung sinken die Stückkosten des Kaufs, weil die Anschaffung nur einmal bezahlt wird. Bei geringer Auslastung steht gebundenes Kapital still. Die Liste hilft bei der Entscheidung.

Einsätze pro Jahr sind aus dem Kalender belegt, nicht geschätzt
Lagerfläche steht zur Verfügung oder ist eingeplant
Prüfmittel, Ersatzteillager und Personal für Aufbau und Pflege sind vorhanden
Kapital oder Leasingrate sind über die gesamte Nutzungsdauer tragbar
Ein Rahmenvertrag für die Miete ist als Alternative geprüft

Die Mietseite hat ihre eigene Struktur. Wie die Mietformen und Marktpreise aussehen, steht im Vergleich für Betriebe. Dort geht es um Dry Hire, Full Service und Preisspannen, nicht um die Kosten des Besitzes.

Häufige Fragen

Welche Kosten kommen beim Kauf zusätzlich hinzu?

Abschreibung, Prüfung und Wartung, Lagerfläche sowie Versicherung und Ersatzteile. Dazu kommt Personal für Aufbau, Pflege und Inventarisierung.

Ist Leasing eine Alternative zum Kauf?

Ja. Leasing verteilt die Anschaffung auf monatliche Raten, am Ende steht meist eine Rückgabe oder ein Restwertkauf. Wartung und Versicherung regelt der Vertrag.

Wird die Umsatzsteuer gleich behandelt?

Ja, für Miete und Kauf gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Beim Kauf fällt sie sofort auf den vollen Betrag an, bei der Miete auf jede Rechnung.

Worauf ist im Mietvertrag zu achten?

Auf Haftung, Ersatzgeräte, Auf- und Abbau, Transport und Rückgabefristen. Auch die Frage, wer Prüfung und Reinigung übernimmt, gehört in den Vertrag.